把握档案信息化正确方向
践行构建“两个体系”科学理念
--在2008年全国档案局长馆长会议上的发言
长春市档案局(馆)

 

    构建“覆盖人民群众的档案资源体系,方便人民群众的档案利用体系”,是档案部门进一步解放思想,学习、实践科学发展观的重要理论创新和重大实践活动。我们在推进“两个体系”建设过程中,紧紧抓住“覆盖”和“方便”两个关键词,以档案信息化为推手,向“全覆盖”和“更方便”目标不懈努力。
    一、把握好“三个来源”,努力实现档案信息为民服务全覆盖
    长春市开展的档案信息化建设,不仅推进了档案工作的现代化进程,也极大地促进了 “覆盖人民群众的档案资源体系”的建立。我们在馆藏档案资源中“有选择”地开展档案数字化,就是把档案数字化的方向锁定在“最需要”和“利用率高”上。在开展这项工作的初期,我们的思路并不十分清晰,只是笼统地概括为“以利用为导向”,可以说是摸着石头过河。在国家档案局明确提出实现“两个转变”,建立“两个体系”的理念后,我们的信息化工作有了更加明确的方向。我们立即把着力点放在了围绕民生建立档案信息数据库方面,明确提出了建立“长春市民生档案数据库体系”的工作目标和任务。这个体系既包括了已建成的馆藏档案数据库的重组和再造,也包括了基层档案馆室涉民信息的收集、加工和整合。在全市明确提出利用信息化手段,使档案资源建设向实现涉民信息全覆盖的目标迈进。在具体工作中,我们重点把握好民生档案信息的“三个来源”。
    首先,把握好综合档案馆中涉及民生档案信息这一主体来源。我们对馆藏档案进行筛查,把群众关心的和涉及“人”的档案挑选出来,按不同专题,优先进行数字化加工。经严格的鉴定审查程序后,立刻进行成果转化,为窗口提供利用。这些湮没在各个全宗中的重要民生档案资源,经数字化加工整合后,立即变成了鲜活的民生信息,成为“覆盖人民群众的档案资源体系”的核心资源。
    其次,把握好保存在专业档案馆和基层档案室中的民生档案信息这一基础来源。我们通过移交接收电子目录和共享全文信息等方式,逐步将这些暂不属综合档案馆接收范围的档案信息,纳入视野,并使之成为民生档案数据库体系的有机组成部分。
    第三,把握好相关部门正在形成的民生档案信息这一动态来源。我们积极加强对涉民部门档案工作的业务指导,紧紧扭住正在形成的民生档案资源和动态管理的民生档案信息,加强协调和合作,不断扩大涉民档案信息覆盖面。在做好政府信息公开集中查询的同时,我们还先后与有关职能部门合作出台了《关于加强人口出生医学证明档案管理的通知》、《长春市社会保险档案管理规范》、《长春市社区档案管理暂行办法》、《长春市企业职工档案管理办法》等规范性文件,有的以职能部门名义发布,有的以政府办公厅名义发布,在加强对涉民档案信息的监管同时,积极促成这些涉民档案的电子化管理,使这些档案在形成之初就符合档案信息化的要求,并成为民生档案数据库体系的重要组成部分。
    截至目前,长春市已建立和完善了工人调配、职称评聘、农转非、涉外婚姻登记、收养子女、离退休人员、大中专毕业生报到、复转军人安置、干部插队落户、公务员录用、干部任免等多个民生档案数据库,仅市档案馆总数据量就达到159万余条。借助档案信息化的科技手段,一个最大限度覆盖“人”的档案数据库体系在我市日渐形成。
    二、创新利用体系,更方便地为人民群众提供服务
    档案信息化不仅提速了“覆盖人民群众的档案资源体系”的形成,也给建立“方便人民群众的档案利用体系”提供了强大技术支撑。
    1、形成“三点合一”的利用平台
    档案信息、已公开现行文件和政府公开信息对我们管理部门来讲,有着科学的划分,而对利用者来说则没有严格的区别。我们从方便人民群众利用角度出发,将三者的利用接待合设在一个阅览大厅,使利用者无论查询哪一种信息都可以在一个窗口得到答复。这个平台就是建立在信息化基础上的,没有信息化,就不可能有这样一个高效的平台。在这个平台上,利用者可以借助窗口人员查找所需信息,亦可通过专用微机自行在“长春市档案馆网络查询系统”中对可公开信息进行“超市”式的自由、快速检索。
    2、建立“三个替代”的快速查询机制
让利用者觉得查到“方便”还不够,还要让利用者能够拿到“方便”。为此我们实施了“三个替代”的利用工作方式,即网络检索替代手工检索,数字档案替代纸质档案,网络打印替代原件复印。对于还没来得及数字化的档案,接待人员通过局域网将利用者查找的目标信息传递给库管人员,库管人员再将利用者所需档案信息扫描后通过网络传回到设在接待窗口的打印机上,在档案原件不出库的情况下,几分钟内即可完成整个“调档”流程。可以说信息化既真正地方便了利用者,又有效地保护了档案原件。
    3、实施“三个延伸”的服务工程
    第一是将馆内利用向馆外利用延伸,把鉴定审查通过的上百万条馆藏档案信息和政府公开信息(含已公开现行文件)在“长春档案信息资源网”上设专栏公开,使利用者足不出户即能方便利用可公开信息。第二是将档案服务延伸到城市社区,我们与民政局联合印发《关于开展档案信息进社区活动的通知》,将市、区两级档案馆的公开信息配送到社区的微机中,有条件的亦可直接链接市区档案网站,实现在社区内即可查询政府公开信息和开放档案信息,目前长春市已有153个社区享有这种档案服务。三是通过吉林省档案工作服务“三农”的“一网三站”(即农业农村科技档案信息网、农民建档用档服务指导站、农业科技信息传递站、农业现行文件查阅咨询站)工程,使档案服务向农村延伸。方便和满足广大农民以及农村专业户对档案信息的需求。档案信息化通过这三个延伸使档案利用体系得以进一步深化和拓展。
    三、人民群众是建立“两个体系”的推动者
    “两个体系”的建立是“以人为本”的科学发展观在档案工作中的具体体现。人民群众是否满意这“两个体系”,检验着我们执政为民的能力和驾驭档案工作的水平。为此我们在工作中始终不忘人民群众是“两个体系”的核心,是构建“两个体系”的出发点和落脚点,努力让人民群众早受益、多受益。几年来,我们帮助群众解决了数以万计的社会养老,农民土地补偿、棚户区居民住房、知青子女待遇等问题,同时也化解了许多社会矛盾。
    在工作中有两件事对我们触动较深:一件是我们为368名集体上访群众提供档案证明。长春市汽车缸套厂改制,需合理安置企业职工,但是由于职工档案丢失,使全厂职工无法办理社会养老保险,社会影响很大。当上访群众来我馆查找线索时,我们以最快的速度在民生档案数据库中,将368人的材料全部查到。有的老工人当时就止不住流出激动的泪水,场面非常感人,后来工人们要请我们的工作人员吃饭被拒后,送来了“查工人档案如雪中送炭、替百姓解难似春天温暖”的锦旗。媒体以“金杯银杯不如老百姓的口碑,金奖银奖不如老百姓的夸奖”为题进行了报道。
    还有一件是长春市有一处叫普济寺的寺庙,解放初占地面积很大,在旧城区改造需要动迁时,拿不出土地使用权的证明,利益受到损害。寺庙僧尼几次到档案馆查找证明,都没有线索,情绪很不满,作法很过激。面对利用者的一次次指责,作为档案工作者我们在委屈的同时确实感到一丝愧疚,巧妇难为无米之炊,因为我们拿不出群众需要的信息。
    以上事例说明 “两个体系”的提出和建立既是人民群众的现实需要,也是档案部门的历史选择。
    创建“两个体系”的实践,使长春市的档案工作既取得了新的进展也让我们感到了压力和不足。我们将进一步解放思想,转变观念,不断探索为民生服务的经验和规律,促进“两个体系”建设不断深化和完善,努力做好档案服务民生这篇大文章。


                                                                                                         二○○八年十二月