档案数字化方案研究

                                        课题组

《档案数字化方案研究》项目对档案数字化优化策略与原则、技术路线与支持、流程重组与再造、操作方法与步骤进行了全面的研究,达到了档案数字化全过程优化和管理系统整体优化的目的,形成了完整的档案数字化方案和成功的实践案例。国家档案局组织的专家鉴定委员会结论是:该项目基于长春市档案馆以档案利用为导向、渐进性的档案数字化实践,提出了档案数字化工作的指导思想、优化原则和优化策略,符合国情,符合现代管理理念,对全国各档案馆的相关工作具有较大的参考价值;注重档案数字化工作与档案数据库建设、档案信息网络开发的有机衔接,提出了系统优化的技术路线,规划设计了档案鉴定与数字化同步、档案数字化与上网利用同步、多种档案数据库建设同步的流程,并成功地付诸实践,实现了档案数字化与上网利用的低成本、高效率、高效益。同时,运用CA认证、数字水印、电子签章等技术,为网上档案信息资源安全、准确利用提供了技术保证,也为档案管理部门提供了很好的实践模式”。该项目获国家档案局2006年优秀科技成果二等奖的同时,长春市档案馆被国务院信息化工作办公室和国家档案局确定为传统载体档案数字化试点单位。

一.档案数字化的指导思想

以优化理论为指导,以用户需求为导向,以利用档案为目的,充分应用计算机软硬件功能,最大限度地发挥人力资源和数字化加工设备能力,兼顾保护档案原件的要求,保证数字化档案的真实可靠,更好地发挥档案信息资源的作用。

二、档案数字化的优化原则

实用性原则:针对馆藏档案具备重复利用和紧急利用两大特点,急用、常用档案优先数字化是档案数字化的首选。

开放性原则:互联网给档案信息资源共享提供了超越时空的条件,国家民主政治建设和政府信息公开催促档案解密和开放,开放档案及时数字化是实现其社会共享的前提。

价值性原则:重要档案优先数字化具有档案利用和档案保护双重意义,是网络时代更好实现档案价值的客观需要。

抢救性原则:计算机存储给档案抢救开辟了了新的途径,档案数字化是保护濒危档案原件最经济和便捷的方法。

时效性原则:档案数字化加工与数字化档案利用同步实现,是充分利用计算机网络技术,更好、更快地实现档案数字化效益的最佳途径。

三、档案数字化的优化策略

需求导向策略:社会需求是制定和调整档案数字化工作策略的“风向标”。汇集多年档案利用情况统计,把利用频繁档案的进行综合分析,科学地圈定优先档案数字化的范围。并建立快速反应机制,执行常用档案继续做与急用档案突击做的计划,达到数字化档案利用即时见效的目的。

本级为主策略:地方档案馆保存的本级永久档案是数字化的重点。进入信息时代,馆际间重复的上级档案文件,与其分头进行数字化及开放鉴定,不如发挥中国特色档案管理体制的优势,由上级档案行政管理部门组织,向馆际共建、共享数字化、开放鉴定成果的方向发展,尽量减少档案馆多层的重复劳动。

分步实施策略:馆藏档案数字化不可能一步到位,而且随着时间的推移,档案室进馆范围的档案将陆续移交到档案馆,这些档案采取馆室共建、共赢、共享的数字化策略非常有意义。

剔除无用策略:馆藏现行档案是否进馆往往由立卷人员决定,加之保管期限表比较笼统,馆藏不该归档、不该进馆、重复档案颇多。特别是建国超过50年以后,市以下档案馆长期保管的档案逐年超过保管期的上限。因此,开展档案价值鉴定,剔除无用,以免再造数字化垃圾,避免资源浪费应是长久的策略。

四、技术路线的优化选择

档案鉴定与数字化同步:利用上讲,解决制约档案信息资源共享的主要瓶颈---档案开放鉴定问题是当务之急;从成本上讲,档案价值鉴定是避免失效档案数字化的最佳方法。只有这样,才能控制档案数字化投入与产出比例失调、数量很大共享很少的问题。

多种档案数据库建设同步:一是首先建立文件级目录数据库。满足一次检索需要,建好文件级目录数据库。目前,绝大多数档案馆,因没实现全部档案的文件级目录机检,查档不快、不准、不全的问题不可避免。所以,把文件级目录数据库建设作为基础性工作,是提高档案查全率、查准率必经之路。二是适时建立专题数据库。随着社会发展,对某一专题档案集中需求时有发生,突击建立专题数据库,满足社会需求是发挥档案作用的最佳时机。三是优选建设全文数据库。满足档案信息资源开发利用需要,优选建设全文数据库。按照国家档案局提出的利用频繁档案首先数字化的要求,遵循“二八”定律(即以20%的努力达到80%的效果),同步开展档案全文数据库建设。

档案数字化与上网利用同步:档案数字化的根本目的是充分发挥其作用。通过计算机网络技术,实现档案数字化与局域网上利用同步,开放档案数字化与互联网上利用同步。

五.重组和再造的优化流程

为发挥计算机网络的优势,重组和再造优化流程的实质,就是对档案数字化整个工作流程进行系统分析,不但要打破原有业务规程,还要改变行政管理分工,进行全方位的变革。档案数字化的任何一个细节都会对整体产生影响,轻者降低效率,重者决定成败。长春市档案馆高度重视每一个细节,再造和优化了上百个流程和内部标准,保证优化技术路线的顺利执行

六.档案数字化示范案例----长春模式

2004年开始,长春市档案馆以科研课题为先导,以项目管理为手段,以效益实现为检验标准,组建并成功运行档案数字化工作组织架构、资源配置、数字化加工、上网利用“一站式”流水作业线,探索档案数字化和网上利用服务工程优化模式,终于闯出一条独特的档案数字化之路。

()实施三个工程,建立一个团队

长春市档案馆把信息化带动作为首位战略,视为一把手工程、班子工程、全员工程突出抓,并创新管理机制,打破行政分工,在计算机网络环境下,建立了行政领导、指导专家(技术业务总负责)、专业人员、外聘技工20人的长期流程团队,并与现有计算机和扫描设备进行合理搭配。该团队由局(馆)党组直接领导,馆技术部门提供支持,管理部门提供档案,专家提供指导,创立了高效的组织体系,搭建了投入小产出大机制框架。

(二)集中四个环节,坚持流水作业

文件级目录数据录入是档案数字化的基础,档案鉴定是档案信息资源共享的前提,全文数字化是提升档案服务水平的途径,整理是档案文件实体管理主要环节,把上述四个环节集中,是提高工作效率和质量的最佳选择。长春市档案馆四集中流水线上,目录数据录入岗位安排业务和技工7名、档案鉴定岗位安排5人、档案数字化加工4人、档案实体整理4人,在网络环境下实行集中办公和流水作业。

(三)数字化成本降低,数字化速度加快

由于采用高效的组织体系和优化的技术路线,已有20万件档案走下流水线。

低成本主要体现在:20万件档案缓销剔出占24.7%,留存档案占75.3%;留存的75.3%档案,全文数字化占25.6%,现用现扫占49.7%,比全部扫描节省费用40%以上。同时,三年时间建成数据库50个,文件级数据库120万条(包括20万件全文);专题数据库120万条;照片数据库2000张;资料数据库5000条,案卷级目录数据库23万条;现行文件和政府公开信息1万余件(条)。局域网运行档案目录数据260万余条,20万件全文;互联网运行档案目录数据120万条,8万件全文。完成这样规模的数据库建设,全部人工费只有58.4万元(包括流程团队档案干部的工资),经济成本很低,时间成本很少。

高效率主要体现在价值鉴定、开放鉴定、数字化筛选、原件扫描、实体整理同步完成,比各项分步做效率高数倍,同时有现用现扫的方法配套,投入少量设备,相当于将20万件(200万页)档案全部扫描的效果。

(四)利用方式变革,社会效益显著

为充分发挥网络优势,长春市档案馆采取了直接与间接相结合的方法提供利用。

1、直接提供利用:对数字化档案全文,在局域网内,接待人员利用网络检索后直接打印,为用户提供数字化档案打印件。在互联网上提供数字化档案全文下载、打印服务。并通过CA认证、电子签名等安全技术,对特定的用户直接提供加盖电子签章的数字化档案打印件,已有案例。

2.间接提供利用:对目录数字化档案,在局域网内,接待人员机检到档案后通知档案库管人员,档案库管人员调出原件全文扫描后,通过网络打印机直接传输打印件,由接待人员提供给用户。

目前,长春市档案馆基本实现了三个替代:网络检索替代手工目录检索,查看数字化档案替代查看纸质档案,网络打印替代手工复印。

高效益体现在:档案全文数字化占馆藏档案的10%,提供数字化档案占利用率的70%。为上万人提供了档案证明,公众成为档案数字化的最大受益者。档案数字化成果得到社会公众,上级档案和信息化部门,当地党委、政府,国内外同行的普遍赞誉,数以百计的留言、锦旗、感谢信、奖励证书、媒体报道就是最好的证明。

 

                                (此文已在《中国档案》2007年第6期上发表)