长春市档案馆档案数字化与上网服务工程事半功倍

                            

  长春市档案馆在档案信息资源网络工程正式投入使用后,集思广益,科学决策,项目带动,大胆实践,闯出一条符合国情、符合规律的档案数字化与上网服务工程建设的新路,全面提升了档案利用水平,有效地为社会提供了优质服务,得到了公众、地方党委政府、国家档案局的一致好评,项目鉴定委员会认定:为档案管理部门提供了很好的实践模式。

长春市档案馆实施了利用为本、急用先上、快速反应、即时见效的档案数字化策略,确定了档案鉴定与数字化同步、多种数据库建设同步、数字化与利用同步的技术路线,组建了由专业人员、管理干部、外聘技工组成的20人长期流程团队,在计算机网络环境中实行档案文件级目录数据录入、档案鉴定(存毁、开放、数字化)、全文数字化加工、实体整理、上网利用的流水作业一体化工程。仅两年半的时间,完成长春市档案馆局域网上可利用文件级目录数据120万条,专题档案目录数据118万条,全文数据20万件。长春档案信息资源网站(互联网)开放档案目录115万条、全文5万件。

更重要的是,长春市档案馆把数字化档案作用的发挥作为检验档案数字化与上网服务工程效果最主要的指标。在全文数字化档案在网络中直接利用的基础上,充分发挥文件级目录数据库作用,把保护档案原件、加快档案数字化、提高网络利用率统筹安排,重组档案利用流程,调整分工。对于利用单份文件,利用处接待人员在文件级目录数据库检索到所需档案后,管理处库管员调卷现场扫描、网络打印传输给利用处接待人员。对于批量利用档案,启动快速反应机制,马上调整档案数字化与上网服务工程流水作业任务,急利用者之所急,用最短的时间完成急用档案全文数字化,即时利用。据2005年初至现在的统计,长春市档案馆馆藏档案全文数字化比例仅达10%,提供数字化档案打印件(不提供原件)服务占利用总数的70%,达到了事半功倍的效果。

                                                  数字化组

 

                 

(此文刊登在200687出版的中国档案报上)