数字档案馆建设成果

梁伟    李学广

 

为了加快数字档案馆建设的步伐,长春市档案馆组织精干的研究队伍,与中国人民大学档案学院、北京市博阳信息工程研究所协作,利用一年时间,进行了国家档案局科技项目《馆藏档案鉴定、筛选、数字化及利用网络技术实现法律效力的应用研究》的理论与实践研究,通过独特的信息化道路和特有的数字化模式加强业务建设,服务社会,形成了值得肯定的数字档案馆发展战略。近日,国家档案局组织专家对该项目进行了科技成果鉴定

 

数字档案馆建设理论研究

长春市数字档案馆建设理论研究的内涵是运用现代管理理念和系统科学方法论,形成新的理念和原则并指导数字档案馆建设的实践。

(一)形成六种理念

1、管理为利用服务的效益理念

让管理出效益、向管理要效益是任何一项管理所追求的最终目标。作为档案管理,无论是实体档案管理还是数字化档案管理,其根本目的都是为了更好地发挥档案作用,追求最大社会效益和经济效益。如今,在计算机网络环境下,传统档案管理的标准规范、方式方法在一定程度上对追求档案管理效益最大化形成了制约。所以说,本项目的改革、创新都源于管理为利用服务的效益理念。

       2、技术为需求服务的科技理念

如今,信息技术迅猛发展,计算机软硬件技术升级周期明显缩短。作为科技研究项目,研究人员遵循“需求—技术—需求”的客观规律,把需求带动作为前提,把提升档案管理系统层次、拓展软件性能作为技术支撑的重点,其实质是将新的管理思想、管理理念浓缩形成不断完善的软件系统,通过软件系统升级来固化管理创新,实现管理思想与管理模式上的与时俱进。

      3、动态与静态结合的发展理念

运动是绝对的,静止是相对的,管理是动态与静态结合的过程,档案管理也是如此。档案原件少动、开放信息多用是档案工作者长期追求的目标。然而,用什么样的方法实现其目标一直困扰着档案实体管理者。本项目运用档案动态与静态结合的发展理念,通过网络发挥数字化档案作用,避免档案实体倒架和提供利用时对档案原件的调用,优化档案动态与静态的管理过程。

      4、系统工程的整体理念

系统工程的重要特征就是整体性。为此,研究人员把系统工程的整体理念贯穿于项目研究全过程,把数字档案馆建设急需解决的几个突出问题作为一个项目来研究;对档案实体管理研究从档案价值鉴定开始,经过数字化加工、重新整理一直到保管利用;对数字化档案管理研究从计算机档案管理软件设计编程、运行调试、数据录入到上网利用,这些都是按系统工程的整体理念进行的,取得了整体大于单项之和的效果。

      5、投入产出的成本理念

虽然档案馆是社会公益性事业单位,由国家投资建设,不像企业那般注重考核投入产出比。但是,在市场经济条件下,档案馆不改变馆藏数量递增,档案利用率递减的趋势,很难得到更多的投资。本项目引进投入产出的成本理念,研究长春市档案馆馆藏档案鉴定、数字化后上网利用这一个案的投入产出成本,构建数字档案馆建设投入较小产出较大的新模式。

        6、常用先上的优选理念

馆藏数十万卷档案,无论是档案鉴定还是档案数字化,总要有个先后顺序,全宗之间要排先后顺序,全宗内立档单位要排先后顺序,档案形成年代要排先后顺序,是简单处理还是理性优选?本项目研究采取常用先上的优选理念,以现实利用为导向,研究档案管理过程中的“二八定律”,以20%的努力,获取80%的效益,推进数字档案馆建设。

       (二)总结五个原则

    1、档案鉴定原则创新

档案鉴定工作按照“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的要求,遵循丰富馆藏与剔除无用统一、现实价值与历史价值并重、法律凭证作用与参考作用区分、管理成本与管理效益兼顾的原则。

       2、档案筛选原则创新

档案筛选遵循筛选重要档案数字化的价值性原则、筛选常用档案数字化的实用性原则、筛选开放档案数字化的开放性原则、筛选褪迹档案数字化的抢救性原则,以提供数字化档案为手段,最大限度地开放馆藏档案,满足全社会对档案信息的迫切需求。

       3、档案开放原则创新

通过研究确定档案开放原则是积极、稳妥、高效、便民。积极:自觉地按照《档案法实施办法》的要求,该开放的档案无论是否满三十年都要积极开放。稳妥:保证档案开放内容的准确性。高效:有紧迫感,强调档案开放的速度。便民:采取多种开放方式为公众服务。

      4、档案数字化原则创新

档案全文数字化原则是:最大限度发挥数字化加工设备能力,突出解决档案全文检索难题,保证数字化档案真实,保护馆藏档案原件完好,为在网络中更好地发挥档案作用打好基础。

      5、档案整理原则创新

“深化检索、淡化整理”是文件归档改革的重要思路。开展鉴定后档案整理工作,坚持以充分利用计算机软硬件功能为前提,以立档单位、责任者、同一期限、同一案卷为基础,以减少手工劳动为重点,遵循方便利用和便于保管的整理原则。

建立数字化档案形成、管理、利用环环相扣、相互约束、保证安全的制度是数字档案馆建设的主要内容之一。在人员管理制度方面主要是按照系统工程思想在组织、机制、制度保障方面形成一整套实用的措施。在数据管理制度方面主要是把数据管理的要求,变为科学使用权限控制功能,形成相互约束的操作规程,达到既保证数据安全又方便利用的目的。

数字档案馆建设技术研究

从目前我国数字档案馆建设的实践看,虽然已有发达地区较为成功的案例,但受我国区域经济发展不平衡的影响,数字档案馆建设不可能齐头并进,传统载体档案管理与数字化档案管理将长期并行,迫切需要多样化、分层次的数字档案馆建设模式。因此,如何探索出一条基于国情、在我国大多数档案馆可以推广和借鉴的数字档案馆建设道路便成为首先需要考虑的问题。寻找能解决常规方法时间久、周期长、成本高、见效慢的弊端,选择信息化这一网络经济时代最活跃的生产力要素,科学设计数字档案馆建设技术路线,走捷径高速度地进行馆藏档案数字化建设并同步上网利用,此项目对此研究有了突破性进展。

(一)技术路线

1、档案鉴定与数字化同步

目前,我国综合档案馆档案数字化工作,因受经济条件、人员结构、保密观念、总量偏大的影响,与许多行业信息化速度相比处于落后状态。加快数字档案馆建设,把馆藏档案价值鉴定与数字化同步进行,是加快数字档案馆建设的好方法之一。特别是象长春市这样具备一定基础,但资金又不是特别雄厚的档案馆,与其齐头并进开展全部档案数字化,不如合理地利用人力资源和基础设施的优势,走档案鉴定与数字化同步之路,既符合节约、高效的原则,又可加快数字档案馆建设步伐,收到事半功倍的效果。

2、目录与全文数据库建设同步

按照利用为本、常用先上的思路,同步建设档案目录和全文数据库。一是满足一般检索需要,建好档案文件级目录数据库。目前,绝大多数综合档案馆,由于没有实现全部档案的文件级目录机检,查找档案不快、不准、不全的问题普遍存在。从数字档案馆建设来说,应该把文件级目录数据库建设作为一项最基础工作,提高档案的查全率、查准率。二是满足特殊检索需要,适时建立档案专题数据库。馆藏档案仅靠文件级目录数据库是不可能解决全部检索问题的。随着客观需要的变化,对某一专题档案集中利用需求是经常发生的,组织力量突击建立专题数据库,满足社会需求,是档案馆与时俱进的突破口,也是充分发挥档案作用的最佳时机。三是满足信息检索的需要,建立档案全文数据库。按照国家档案局提出的重点的、利用频繁的档案首先实现全文数字化的要求,科学地选择、建立档案全文数据库是十分必要的。

3电子文件归档与进馆同步

随着办公自动化速度的加快,档案馆要实现社会信息共享,电子文件归档与进馆同步是大势所趋。档案馆提前接收归档电子文件的必要性主要体现在:一是档案馆可以及时规范各单位移交电子档案的格式,最大限度地减少浪费和重复劳动。二是提前接收归档的电子文件是保持电子文件档案属性的有效方法。三是有利于文档一体化管理,在网络中实现信息共享,更好地发挥电子档案的作用。四是能及时地采取必要的保护措施,延长电子档案寿命,保证其使用价值的长期有效。

4、档案数字化加工与利用同步

馆藏档案数字化的根本目的是充分发挥其作用。长春市档案馆已具备了加快馆藏档案数字化步伐和在网络中发挥档案信息作用的条件。通过采用CA认证、权限控制、数字水印、电子签章等方法从技术上保证上网档案的安全;通过制定具有法律责任的连锁责任制,保证上网档案的准确,在网络中实现数字化档案的法律效力,充分发挥档案的作用。所以,馆藏档案数字化边建设边利用,在建设中把利用搞活,通过利用促进建设,是档案馆今后走向兴旺的战略选择。

5、长春市档案馆档案数据库设置

长春市档案馆构建七类数据库。即档案案卷级目录数据库、档案文件级目录数据库、档案专题数据库、档案全文数据库、照片档案数据库、多媒体档案数据库、资料数据库,每类数据库内根据需要可设分库。

   (二)技术实现

长春市档案馆在数字档案馆建设中,除跟随计算机新技术进行硬件升级外,重点是将新的管理思想、管理理念浓缩形成不断完善的软件系统,通过软件系统升级来固化管理创新,实现管理思想与管理模式上的与时俱进。

1、利用新技术,固化管理创新

充分利用计算机新技术,科学设计、完善档案管理系统。一是努力使档案管理系统覆盖档案实体管理和数字化档案管理所有业务。二是把重组和再造的业务流程利用计算机新技术固定下来。三是内外部数据顺畅导出导入,并保证其可以更大范围的共享。四是基于大型数据库的安全机制和系统完备的授权控制,并将身份认证、电子签章技术嵌入档案管理系统,保证数据安全及有效利用,使数字化档案法律效力的实现成为可能。

2、利用档案数据库结构自定义功能,全面提高档案管理质量和效率

充分利用档案管理系统数据库自定义功能,结合研究与实践的需要,科学合理地设计、设置数据库结构和字段,使数字化档案的关联度更大、系统性更强。长春市档案馆数据库建立和档案鉴定、筛选、数字化、整理、利用等具体内容研究都是在档案管理系统支持下,按照系统工程思想设计的,数据相互关联,系统即时记录。使用人员根据需要自动提取字段数据,任意编排,批量(单独)利用,使过去手工无法做到的事情迎刃而解。

3、技术实现案例分析

长春市档案馆在档案利用接待中,利用1121680名工人调配档案数据库作为数字化档案实现法律效力的研究对象,用数字化档案替代纸质档案,用电子签章替代手工签章,用计算机打印件替代复印件,积累了利用数字化调配档案进行电子签章输出的打印件成功办理社会保险的案例,其数字化档案的法律效力得到认可。其依据是:

法律效力是指法律的约束力。法律效力内含于法律规范之中,法律实施的相关力量设置也来自法律规范的授权。法律效力的实现方式是多样的,其中法的执行和法的遵守是法律效力实现的最基本最主要的形式,法律的适用即法律效力实现的一种最终的制度保证,是国家强制力的终局性的直接介入。

结合工人调配档案案例来说,劳动行政部门行使法定职权所形成的劳动调配证存根,依法移交到档案馆,档案馆依法定职权和程序提供劳动调配证复印件(加盖查档专用章)或提供项目研究所实现的利用网络技术进行电子签章后的数字化档案打印件,此法律效力得到社会保险公司、相关企业、职工个人的承认,其行使权利并履行义务,成功办理了社会保险。体现了数字档案的法律效力的主要和基本的实现形式。

从工人调配证数字化档案的利用效果来看,法的执行和法的遵守最基本最主要法律效力的实现形式已得到有关方面的确认。

从数字化档案的特殊性来看,数字化档案是纸质档案的复制品,毕竟还有原始的纸质档案做后盾,虽然法律的适用是法律效力实现的最终方式,但是,即使有人篡改数字化的档案,司法部门也很容易查实,作出正确的判决。

从工人调配证档案内容及其法律效力的特点来看,该数字化档案法律效力的实现并不以可能损害第三方的利益为前提,它与一般法律纠纷中档案的凭证作用有所不同。

档案数字化实践研究

长春市档案馆按照数字档案馆建设的总体方案,在不断加大网络硬件建设的同时,对档案资源数据库建设全面展开,成为长春市信息资源建设和有效利用的典型单位。特别是通过项目研究的形式,对数字档案馆建设的最大工程馆藏档案数字化问题进行了实证研究,积累了很有使用价值的基础数据。

(一)基本数据统计分析

研究人员按照项目研究计划任务书的要求,对馆藏现行档案1982年度全宗各市政府全宗不同历史时期的32428份文件类档案和工人调配1121680人专题类档案进行了鉴定、筛选、数字化、整理、上网利用的研究。

文件类档案:

档案价值鉴定情况是:留存档案占60%,缓销档案占31%;销毁档案占9%(包括3%的重复档案);

档案开放鉴定情况是:开放档案占留存档案60%;政府全宗占81%、其它全宗占44%。特别是政府全宗开放档案占留存档案81%,最多的达90%。档案开放的特点是年代越久远开放越多。

档案全文扫描的占鉴定总数12%,占留存总数的19%。档案扫描的特点是年代越近扫描越多。

(二)长春市档案馆现行档案数字化成本分析

1、馆藏全部现行档案两种数字化方法成本分析

长春市档案馆有19万卷共90万件现行档案,利用两种数字化方法的成本(显明成本)分别是:

采取档案鉴定与数字化同步的方法,完成90万件任务,成本计算需投入40万元。不需要更多的扫描设备,也不影响有用档案数字化的速度。但需要投入档案鉴定专业人员。

采取鉴定与数字化分步的方法,完成90万件任务成本计算需120万元,是鉴定与数字化同步成本的3

2、长春市档案馆优先数字化的对象成本分析

对馆藏现行档案各立档单位档案近三年利用情况进行了统计分析,按照 “二八定律”,找出了优先数字化的对象。

1)全馆现行档案先后有190个立档单位:有95个立档单位档案三年没有被利用。有32个立档单位档案三年都被利用过,最多的立档单位档案被利用43个年度,最少的立档单位档案被利用4个年度。有29个立档单位档案有两年利用过。有34个立档单位档案只有一年利用过。

2)根据以上统计数据,运用“二八定律”,确定针对公众且利用频繁的档案优先数字化;针对个人利用的档案边利用边数字化;三年没有利用的档案暂时不数字化的原则。具体选择19个利用最频繁的立档单位档案作为优先鉴定数字化、开放利用对象,满足社会80%左右的基本需求,是一种多快好省的方法。

319个立档单位档案是70169卷共362661件,商业化运作8人鉴定、3人扫描、5人整理,一年时间可以完成其鉴定与数字化同步的任务。

3、档案鉴定与数字化同步的好处与挑战:

1)档案价值鉴定、提前开放鉴定、数字化筛选、整理、上网利用一次完成,不但避免多次重复调卷,节省人力和时间,更重要的是加快了档案提前开放利用的步伐。

2)避免无保存价值档案数字化,加快馆藏档案数字化速度。

3)剔除无保存价值的档案,节省保管空间,降低保管成本。

4)相对来说,档案鉴定与数字化同步即刻就需要培养、使用专业的档案鉴定人员。

数字档案馆建设是一个长期的任务,随着综合档案馆功能的扩展,馆藏文书档案比重偏大的现状必将改变,多元数据库的建设任务会更重,需要解决的问题会更多,档案工作者面临着新的挑战和机遇。

 

 

 

(此文刊登在《中国档案》2005年第5期上,2006年获中国档案学会优秀成果三等奖)