南宁最老房产证已经150岁 探秘如何保管纸质档案
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    栏目类型: 他山之石   加入时间: 2013-6-25 15:05:49  
 

 

南宁最老房产证已经150 探秘如何保管纸质档案


    在办理很多事情时,市民都需要查阅房产档案。相关部门保管房产档案有什么秘诀?我们轻点鼠标快捷查询的背后,有哪些技术在支撑?5月17日,南国早报记者走进南宁市住房保障和房产管理局房产档案管理室,为市民进行探秘。

  高龄“房产证”已经150岁

  一本红本本,封面是国徽,国徽下方写着“中华人民共和国房屋所有权证”,这是现在的房产证。以前的“房产证”是什么样?

  一张规格为26cm×41cm的纱纸正上方,写着“契尾”二字。在这两个字之间,是发契号“布字四十九号”,并盖有一方红色大印。纱纸右边写着“广西等处承宣布政使司为遵……”5月17日上午,在南宁住房局4楼的房产档案库房里,工作人员向南国早报记者展示的,是一份出自“清同治九年”的房地产权属证明文件。在正文的左半部分,明确写着房子的新主人是“邝××”。

  “这是南宁市保存时间最久的一份房产买卖交易证明,房子地点是现在南宁市西乡塘区醒汉街××号。”南宁市房产交易中心副主任潘全克介绍,这份房契的正文右半部分,是当时广西等处承宣布政司关于办契手续、注意事项及房地产买卖税收标准的办契规定;正文左半部分则记载着房屋买、卖双方姓名,被买卖房屋的座落、间数、价格、买卖税收数额,发契字号,房屋新业权人姓名以及发契日期等内容。

  这份“高龄”的房地产权属证明,距今已经有150多年历史。记者注意到,这份“契尾”中,字迹、印章依旧清晰。据了解,南宁市住房局已对这份档案进行了电子备份,以永久保存。

  保管纸质档案 库房里有“八防”

  这份“契尾”,为何能历经如此漫长的岁月?当然得归功于保管得力。据了解,纸质档案送进档案库房后,可不是直接锁进柜子就万事大吉了。

  在4楼的档案库房内,一名工作人员一边仔细查看库房内温度表和湿度表,一边记下两个表中的数据:“由于库房铁柜里的材料都是纸质的,库房内的温度和湿度,既不能太高,也不能太低。一般情况下,常年得开中央空调和除湿机,库房内温度要控制在14℃~24℃,相对湿度则要控制在45%~60%。超过这个范围,就不利于材料的长期保存。”

  除了温湿度,还要注意些什么?这名工作人员介绍,档案库房要有“八”防,即防盗、防火、防光、防鼠、防虫、防尘、防潮、防高温。为此,在档案库房内,备有中央空调、烟感自动消防系统、除湿机、防盗门、档案铁柜、消防栓、普通灭火器、吸尘器、厚布窗帘、高效灭虫药物等。“一般的消防设备是喷水,但房产档案库房里,水是大忌,安装的烟感自动消防系统在温度超过规定时,就会自动喷烟,将氧气‘赶’出库房。”

  记者注意到一个细节,库房里的档案柜并非着地而立。“为了便于通风降低湿度,档案柜与地面要保持80毫米以上的距离。”潘全克说,为了保管好房产档案,2007年至今,仅仅用于库房更新改造、安装电子监控系统等日常维护设备的资金,就达250万元。

  为防遭损毁 异地来保管

  为了预防因发生自然灾害可能导致的档案损毁,前几年南宁市在离市区200公里外,对房产档案进行异地备份。目前,异地备份已经收回,只在同城进行备份,其中一个点在南宁望园路公积金大楼,另一个点在建政路白蚁所。潘全克说,如此既可确保房产档案安全,也能确保一旦档案服务部的主机有问题,能启用两个备份点,办理相关业务。

  截至今年4月份,南宁市房产档案服务部里,馆藏纸质档案239万卷,电子档案215万宗,备份光盘484张,占用了3000平方米的档案库房和360平方米的查档大厅。近年来房产档案保持20%的年增长速度,现有库房已渐趋爆棚。为此,该服务部每年花约50万元资金,租用2000平方米的库房场地保管房产档案。此外,还将投入3200万元实现全国房地产数字化联网,届时,市民在全国范围内查阅的自己房产档案,将更加方便。

  “档案涵盖了房子的自然状况、权利状况、抵押及限制状况等信息。只要输入身份证号,其房产情况一目了然。”潘全克介绍,现在孩子入学、二手房交易、抵押贷款等,都要办理房产查阅、出具证明的业务。虽然南宁市房产档案服务部是一家独立核算、自负盈亏的服务性企业,但为了便民,服务部仍投入资金进行硬件的更新和升级。去年10月份,该服务部还将新旧权属交易系统、新旧版档案系统、AFS等5个系统合并到一个系统,每天可为约800名市民提供档案查询服务,“现在市民查询房产档案,只需要一分钟时间”。

  形成电子房产档案要过十五关

  市民的纸质房产档案,在档案管理室安然地接受着精心呵护。市民查阅的电子档案,又是如何形成的呢?

  潘全克告诉南国早报记者,电子房产档案的形成,流程是采集→整理→保管,最后才是对外利用提供查阅,“不要看这简单的六个字,背后的工作并不简单”。

  在三楼的发放房产证窗口,工作人员正忙着查阅、装放房产证明材料。“确认完所有的材料后,打印房产证,就完成了房产档案纸质资料采集,这仅仅是形成档案的第一步。”工作人员说,由于房产档案有购房合同、按揭合同、身份证明、税票等信息,这都需要工作人员编好目录,并按目录一一进行整理装袋,“我们收过材料最多的一套资料,有200多页,一般市民的房产档案也有30多页”。

  在四楼的房产档案扫描室内,4台高速高清扫描仪高速运转着。房产交易中心登记科科长周国明介绍,纸质房屋档案转变成电子档案,要对档案资料逐页扫描,“档案扫描室负责扫描的4名工作人员,每天要扫描房产档案800多套,每一套都有三四十页资料。他们每天上班后打开机器,就得连轴转”。

  周国明说,资料扫描后,紧接着是另一组人进行查阅,看扫描件是否清晰,如果不清晰,还要补拍照片;然后再由两名工作人员,同时对一份档案进行录入,两人录入的信息差一个字,都无法通过电脑系统;最后是质检员进行复核,形成最终的电子档案。“如此,历经登记受理、初审、审批、记载于登记簿、复核、制证、发证、扫描、归档等九个环节十五个步骤,才形成一份完整的房产档案,供市民查阅。”
 
孙欣  摘自 广西新闻网-南国早报 (记者 徐庆成 实习生 刘力菥)

 

 

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